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Integration in die Prozesse und Systeme der BMW Group

e-Sourcing in der BMW Group – Die ersten Kontakte zu Allocation Network und anderen IT-Dienstleistern führten 2003 zu den ersten Auktionen im Bereich Nicht-Produktionsmaterial. Ende 2004 wurde dann die Eigenentwicklung in Bereich eRFx eingestellt und man begann mit einer Fokussierung auf vier Partner mit extern gehosteten ASP-Systemen und commodity-spezifischen Lösungen. 2007 wurde mit ASTRAS die erste Schnittstelle einer eRFX-Software zu der BMW-eigenen Lieferantendatenbank und Dokumentenablagesystemen umgesetzt. Ein Jahr später fiel die endgültige Entscheidung, die Systeme zu konsolidieren und ASTRAS als System der Wahl inhouse zu betreiben.

Seit 2009 ist ASTRAS 6 jetzt die alleinige, internationale eRFx-Lösung sowohl im indirekten, als auch im direkten Einkauf. ASTRAS ist über das B2B-Portal komplett in die Systeme und Prozesse der BMW Group integriert, insbesondere in das portal M.

Anforderungen an die Software
Die größte Herausforderung bei der Auswahl des eRFx-Tools lag in der Notwendigkeit eine Anwendung zu finden, die die verschiedenen Angebotsvorlagen im Produktions- und Nicht-Produktionsmaterial optimal abbilden kann.

Im Produktionsmaterial ist der Anfrageprozess auf wenige BMW-Quotation Analysis Forms ausgerichtet. In diesen QAFs werden die Kostenbestandteile der zu beschaffenden Teile vom Lieferanten detailliert dargestellt. Die Datenbasis kann aus Vorsystemen gezogen werden und ein Kennzahlen-Reporting ist fest etabliert.

Die Anfragen im Nicht-Produktionsmaterial dagegen sind geprägt durch stark warengruppen-spezifische Detailanforderungen. Eine Standardisierung kann hier nur erreicht werden, wenn die Anwendung den Spagat zwischen Flexibilität und Komplexität auf der einen und der Usability auf der anderen Seite schafft.

Dies ist im Falle der BMW Group gelungen. ASTRAS läuft als internationale Anwendung im B2B-Portal der BMW Group und ist zudem komplett in das portal M, das Einkäufercockpit der BMW Group integriert.

Auktionen werden bei der BMW Group nach strengen Richtlinien durch Allocation Network als Full-Service-Provider begleitet. Ob konventionell (die häufigere Variante) oder per Auktion endverhandelt, die Ergebnisse werden in das portal M zurückgelesen, dokumentiert und die Anbieterempfehlung wird mittels einer Vergabekreisvorlage erstellt.

Das portal M – Herzstück der Einkaufssysteme der BMW Group
Das portal M ist die zentrale Oberfläche, die alle Prozesse im Einkauf der BMW Group abbildet und steuert. Alle in der BMW Group am Prozess beteiligten Nutzer arbeiten in allen Phasen des Prozesses rollenbasiert in einem System. Das portal M sorgt hierbei auch für die medienbruchfreie Übergabe aller relevanten Daten über Anwendungsgrenzen hinweg.

In der Phase 1, der Anfragevorbereitung, startet nach der Bedarfsmeldung in verschiedenen Vorsystemen im portal M die interdisziplinäre Zusammenarbeit zwischen Cost Engineering, F&E, Logistik, Qualität und Einkauf bei der Prüfung bestehender Verträge, der Abstimmung der Vergabemethode, der Erstellung der Anfrageunterlagen und Spezifikationen, sowie der Bieterkreisabstimmung für den jeweiligen Vorgang.

Nach Freigabe des Vorgangs werden alle anfragerelevanten Daten zur Phase 2, der Durchführung der Anfrage, in das eRFx-System ASTRAS übertragen. Die zur Angebotsabgabe eingeladenen Lieferanten können die Spezifikationen im Portal einsehen und Ihre Angebote online hinterlegen. Die Angebote werden vom Lieferanten, in verschiedenen warengruppenspezifischen Anfrage- bzw. Kostenanalysestrukturen detailliert und von ASTRAS automatisch in Angebotsspiegeln zusammengeführt.

In der dritten Phase, der Vergabeentscheidung, erfolgt nach der technischen und fachlichen Freigabe durch alle Prozessbeteiligten unter der Führung des Einkaufs auch die Bewertung und Verhandlung der Angebote in mehreren Runden. In speziellen Fällen können auch Einkaufsauktionen als Verhandlungsmechanismus von den Einkäufern gewählt werden.

Nach der Vorlage und der Entscheidung des M-Vergabegremiums kann dann in der vierten Phase, der Vergabeverfolgung, im portal M die Bestellung erstellt und die Leistungs- / Lieferbestätigung verbucht werden. Die Bewertung der Performance des Lieferanten rundet den Lieferantenauswahlprozess im portal M ab und schließt den Vorgang.

Quelle des Bildmaterials auf dieser Seite: Wikepedia 05.07.2016

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