E-Sourcing

Der Kernprozess unserer Software ASTRAS ist der elektronische Anfrageprozess von der Bedarfs-erfassung, RFI, RFQ, Vergabedokumentation bis hin zur Bestellung. ASTRAS ermöglicht es Ihnen, Ihre Anfragen schnell, prozesssicher und nachhaltig zu steuern. Die Software passt sich hierbei – ausgehend von einem etablierten Standard – an Ihre Unternehmensabläufe an.

E-Sourcing Software

Unsere Modul E-Sourcing ersetzen den Versand per Post, Fax und E-Mail. Sie hinterlegen Ihre relevanten Spezifikationen in Ihrem ASTRAS-Einkaufssoftware. Der von Ihnen bestimmte Lieferantenkreis aus der Lieferantenmanagement-Software erhält Zugang zu dieser Anfrage und kann die Anfrage dort einsehen, kalkulieren und mit einem Angebot beantworten. Die Angebote aller Lieferanten werden in übersichtlichen Angebotsspiegeln dargestellt und verglichen. Sie kontrollieren den gesamten Ausschreibungsprozess über alle Runden hinweg und können die Auswertungen Ihrer Anfragen sowie die Ergebnisse Ihrer Vergabe elektronisch weiterverarbeiten.

Die notwendigen Informationen für fundierte Vergabeentscheidungen liegen in ASTRAS e-Sourcing als Entscheidungsbasis vor. Im optimalen Fall verzahnt sich ASTRAS dabei mit Ihren ERP-Systemen, um einen durchgängigen Belegfluss vom Bedarf bis hin zur Bestellung zu ermöglichen.

Module im Sourcing

Mit dem ASTRAS-Modul Bedarfsmanagement können bestehende Bedarfe aus einem ERP-System in ASTRAS übernommen oder direkt im System angelegt werden.

Die aus Vorsystemen übertragenen oder manuell angelegten Bedarfspositionen beinhalten bereits viele Informationen, die während des Sourcingprozesses für den Lieferanten und/oder den Einkauf notwendig sind. So können beispielsweise Artikelinformationen, Volumen, Zeichnungen, Kontierungen, historische Preise, Materialgruppen-, Regionen- und/oder Organisationszuordnungen mit den Artikeldaten übertragen werden, um so das Anlegen einer Anfrage mit den bereits bekannten Daten des zu beschaffenden Bedarfs zu beschleunigen und von Defaulteinstellungen zu profitieren.

Die Bedarfe werden den materialgruppenverantwortlichen Einkäufern zugewiesen. Das Modul Bedarfsmanagement ist somit der Arbeitsvorrat für die Einkäufer, die diese Bedarfspositionen entweder einzeln ausschreiben oder mehrere gleichartige Umfänge in einer Anfrage paketieren können.

Erstellen Sie Ihre individuellen Anfragetemplates ganz einfach per Excel-Upload, oder wählen Sie das passende Template aus einer materialgruppengesteuerten Templatebibliothek.

Ob Leistungsverzeichnis, GAEB-Datei, RFI, Submissionen, Mantelbogenverfahren oder einen komplexen Cost-Break-Down: ASTRAS unterstützt alle Ausschreibungsformen. Dank der hohen Flexibilität in der Erstellung der Anfragetemplates eignet sich ASTRAS eSourcing sowohl für den direkten als auch den indirekten Einkauf. Überzeugen Sie sich bei einer Demo von den unbegrenzten Möglichkeiten!

  • Template = vordefinierte Ausschreibungsvorlage
    Ein Template definiert die Struktur von:
  1. Spezifikation (vom Einkauf zu füllen)
  2. Preisblatt (vom Lieferanten zu füllen)
  3. Angebotsspiegel (vom Einkauf vorgegeben)
  4. Entscheidungsformeln (z.B. TCO/TVO)
  5. Bewertungskriterien (z.B. Leistungspunkte)
  • ASTRAS bietet eine breite Auswahl von generischen Best Practice-Templates
  • Firmenindividuelle Templates können selbst gestaltet und in der Templatebibliothek verwaltet werden
  • Abhängig von Ihrer individuellen Ausnutzung der Templates entsteht der für Ihr Unternehmen typische Template-Mix
  • Die ASTRAS-Templatebibliothek ermöglicht eine hundertprozentige Abdeckung aller Anfragestandards Ihres Unternehmens

Dank der ASTRAS-Bieterliste vergessen Sie nie wieder, Ihre wichtigsten Lieferanten zu einer Ausschreibung einzuladen!

ASTRAS generiert auf Basis der Daten aus der Lieferantenakte eine automatische Bieterliste für jedes Ausschreibungsevent. Lieferanten werden anschließend gezielt und vollautomatisch zu der Ausschreibung eingeladen. Natürlich steht Ihnen die Möglichkeit offen, weitere Lieferanten zu der Ausschreibung einzuladen oder auch zu sperren.

Bieterliste

Die Angebotsabgabe erfolgt auch heute noch in vielen Unternehmen (ohne eine entsprechende Ausschreibungssoftware) per Fax, Brief, E-Mail und Telefon.

Je komplexer die Ausschreibung ist, desto aufwendiger kann die Nachbereitung hin zu einem Angebotsspiegel für den Einkäufer sein. Häufig werden die Angebotspreise in ein zusätzliches Angebotstemplate (Excel) händisch übertragen. Dieser Prozessschritt ist aufwendig, zeitraubend und letztendlich teuer.

In ASTRAS werden die Angebote elektronisch abgeben. Der Lieferant gibt seine Angebotspreise direkt oder per Excelupload verbindlich im System ab. Der Vorteil für den Einkäufer: Das lästige Nachpflegen der Daten entfällt und alle Informationen sind auf Knopfdruck abrufbar.

Nach der Preisabgabe durch den Lieferanten erfolgt die Auswertung in ASTRAS in einem umfassenden Angebotsspiegel. Dieser steht Ihnen zu jedem Zeitpunkt online oder zum Download in Office Programme zur Verfügung.

  • Angebotsspiegel stehen auf Knopfdruck online oder in Excel zur Verfügung
  • Angebotsspiegel werden aggregiert und konsolidiert dargestellt
  • Im Angebotsspiegel sind Bewertungen der Angebote und die Erfassung weiterer interner Kosten speicherbar
  • Automatisierte Berechnung unterschiedlicher Vergabeszenarien (Beispielsweise Paketvergabe oder Cherry Picking)

Vergabespiegel

ASTRAS begleitet Ihre Verhandlungen bei Bedarf über mehrere Runden bis zur Endverhandlung. Auktionen ergänzen hierbei nahtlos Ihre traditionellen Verhandlungsmethoden.

Verhandlung

Im Vergabevorschlag finden Sie alle Angebotsdetails. In der Vergabedokumentation stehen Ihnen die verhandelten Konditionen für die Anlage von Bestellungen, Rahmenverträgen oder anderen Belegen in Folgesystemen bereit.

  • Vergabevorlagen stehen online und als PDF-Dokumente zur Verfügung
  • Die Vergabeempfehlung des Einkäufers wird dort zusammengefasst und Alternativen werden dokumentiert
  • Das Vergabeblatt wird unterschrieben im System abgelegt und kann an ERP Systeme zur Ablage übertragen werden
  • Alternativ wird ein digitaler Genehmigungsworkflow zur Verfügung stehen
  • Somit ist der komplette Entscheidungsprozess nachvollziehbar dokumentiert

Ihr Nutzen:

  • Fundierte Vergabeentscheidungen auf Basis aller Informationen in ASTRAS (z.B. Angebotsdetails, TCO, Ratings und aktueller Spend des Lieferanten, Materialgruppenstrategie etc.)
  • Durchgängiger Belegfluss einer Vergabe: von der Bedarfsmeldung bis zur Bestellung
  • Compliance in der Vergabe: Vergabeprozess und Entscheidungsparameter sind dokumentiert
  • Systematische Performancemessung im Einkauf
  • Aktivitätslevel der Einkaufsorganisation, Verhandlungsvorbereitung (Design), Vergabeverhalten, Qualität der Anfrageunterlagen dokumentiert

Die E-Sourcing Bausteine im Überblick:

  • Wizardgestütztes Anlegen
  • Rundenmanagement
  • Versionsmanagement
  • Multiwährung
  • Bieterlisten
  • Geheimhaltungsvereinbarungen
  • Rollen und Berechtigungen
  • Protokoll
  • Nachrichtenverwaltung
  • Anfragecheckliste
  • Angebotskommentierung und -bewertung
  • Exportfunktion
  • Submissions-Funktion
  • Angebotsspiegel mit Szenarioanalyse (Cherry Picking, Best in Class, Best TCO)

Award

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