Das ASTRAS Modul Collaboration ermöglicht es Ihnen, typische Workflows zwischen verschiedenen internen Anwendern und Ihren Lieferanten zu modellieren. ASTRAS stellt hierbei sicher, dass sowohl interne Aktivitäten in Ihrer Einkaufsorganisation, als auch die externe Kommunikation mit Ihren Lieferanten systematisch, geregelt und transparent ablaufen.

Collaboration mit Lieferanten – Maßnahmen, Aktivitäten, Workflows

Das ASTRAS Modul Collaboration ist für alle Prozesse geeignet, bei denen Sie Informationen über Formulare oder Fragebögen von externen Partnern und/oder innerhalb Ihrer Einkaufsorganisation austauschen.

Beispiele für Aktivitäten in ASTRAS: Reklamationsprozesse, z.B. 8D-Reports, QVP/APQP- und PPAP-Prozesse können ideal im Rahmen von ASTRAS-Aktivitäten initiiert, durchgeführt, verfolgt und ausgewertet werden. ASTRAS unterstützt bei der Steuerung von Fristen und Verantwortlichkeiten. Sie profitieren neben dem toolgestützten Prozess von einer lückenlosen Dokumentation aller Maßnahmen. Auch Workflows für Erstmusterprüfberichte (EMPB), Prüfzeugnisse, Lieferanten-(Langzeit)-Erklärungen und andere materialstammspezifische Daten und Dokumente können über das Modul Aktivitäten ideal abgebildet werden.

Jede Aktivität ist durch ihren Workflow genau definiert. Dadurch ist gewährleistet, dass jeder notwendige Schritt im Prozess durchlaufen wird. Der Workflow wird zusätzlich durch E-Mails unterstützt – es gibt z.B. eine E-Mail beim Anlegen von Aktivitäten, bei Änderung (jeweils an den nächsten Verantwortlichen und den Besitzer) sowie tägliche Status-Reports.

Typische, wiederkehrende Aktivitäten werden in der ASTRAS-Templatebibliothek gespeichert und stehen somit Ihrer gesamten Organisation zur Verfügung.

“Das Modul Collaboration in unserer neuen Lieferantenplattform KION e-Source hilft uns, komplexe und zeitraubende Prozesse in der Zusammenarbeit mit unseren Lieferanten einfach, sicher, schnell und damit effizient zu erledigen.“Jens Brethauer, Vice President Kion e-Procurement & Digitalization

Module in Collaboration

Meilensteine / Aktivitäten

ASTRAS überwacht in allen Aktivitäten die Fristen von Meilensteinen und bietet Ihnen mit Hilfe des detaillierten Rollen- und Rechtekonzepts die Möglichkeit, alle Aktivitäten zu steuern

Typische, wiederkehrende Aktivitäten werden in der ASTRAS-Templatebibliothek gespeichert und stehen somit in Ihrer gesamten Organisation zur Verfügung.

ASTRAS-Aktivitäten dienen der Erhebung von Daten und sind gleichzeitig eine Berichtsform zur Fortschrittsverfolgung. Die einzelnen Schritte des Prozesses können nur dann abgeschlossen werden, wenn die entsprechenden Informationen abgegeben werden. Die Aktivität dient gleichzeitig als Aktionsplan, der die noch ausstehenden Schritte aufzeigt.

APQP, PPAP, EMPB, 8D-Report

Anwendungsfall Qualitätsmanagement

Im Qualitätsmanagement bietet Ihnen ASTRAS praxisrelevante und prozessunterstützende Funktionen, um Qualitätsprozesse effizient, strukturiert und flexibel durchzuführen und somit die Vorgaben aus einschlägigen Normen zu erfüllen. Der Zugriff auf alle QS-relevanten Informationen ermöglicht Ihnen ein zielgerichtetes Reagieren im Sinne eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses, da Sie aufgrund des unmittelbaren Feedbacks sofort notwendige Korrekturmaßnahmen einleiten können.

Die dabei erhobenen Daten stehen Ihnen im Lieferantenmanagement zur Verfügung. Das Performance Monitoring der Aktivitäten ermöglicht ein konsequentes Tracking und die Initiierung möglicher anschließender Entwicklungsmaßnahmen.

Beispiele für Templates im Qualitätsmanagement: 8D-Reports, APQP, PPAP, EMPB

So bilden Sie in ASTRAS Ihre Qualitätsstandards ab: 8D-Reports, APQP- und PPAP-Prozesse können ideal im Rahmen von ASTRAS-Aktivitäten initiiert, durchgeführt, verfolgt und ausgewertet werden. ASTRAS unterstützt bei der Steuerung von Fristen, Verantwortlichkeiten und durch die automatisierte Validierung der Antworten. Sie profitieren neben dem toolgestützten Prozess von einer lückenlosen Dokumentation aller Lieferantenmaßnahmen und -prozessen.

Aspekte im ASTRAS Qualitätsmanagement:

Abbildung von z.B. 8D-, APQP- und PPAP-Prozessen
Gestaltung individueller Maßnahmen und Prozesse (z.B. basierend auf dem Six-Sigma-Verbesserungsprozess)
Fristenmanagement mit Erinnerungsfunktion
Strukturierte Datenablage für Lieferantenaudits

Workflowprozesse

Der Workflow definiert alle möglichen Status der Maßnahme (Workflow-Knoten) und regelt, welche Personen oder Rollen zu welchem Zeitpunkt die Maßnahme bearbeiten. Workflow-Rollen definieren dabei die beteiligten Personen sowie deren Berechtigungen. Vordefinierte Formular-Blätter, sog. Templates, sichern dabei in jedem Schritt des Workflows die zuverlässige Erhebung aller Informationen.

Jede Aktivität ist durch ihren Workflow genau definiert. Dadurch ist gewährleistet, dass jeder notwendige Schritt im Prozess durchlaufen wird. Der Workflow wird zusätzlich durch E-Mails unterstützt – man erhält z.B. eine E-Mail beim Anlegen von Aktivitäten, bei Änderung (jeweils an den nächsten Verantwortlichen und den Besitzer) sowie tägliche Statusreports.

Ihr Nutzen:

Etablierung von Standard-Prozessen
Automatisiertes Monitoring/Tracking
Wegfall administrativer Tätigkeiten durch Automatisierung von Prozessen
Zielführendes Performance Monitoring
Interdisziplinäre Entscheidungsfindung basierend auf einer einheitlichen Datenbasis
Kürzere Durchlaufzeiten z.B. in Reklamationsprozessen
Integration in ERP-Systeme

Aspekte im ASTRAS-Qualitätsmanagement:

Abbildung von z.B. 8D-, APQP- und PPAP-Prozessen
Gestaltung individueller Maßnahmen und Prozesse (z.B. basierend auf dem Six-Sigma-Verbesserungsprozess)
Fristenmanagement mit Erinnerungsfunktion
Strukturierte Datenablage für Lieferantenaudits

Weitere ASTRAS Module:

88% der Unternehmen halten ein Qualitätsmanagement-Tool für wichtig(Quelle: Studie Elektronische Beschaffung, BME, BMÖ, Universität Würzburg, HTWK Leipzig 2019)

Meik Richter
^{(Leitung Vertrieb DACH)}

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