Mit ASTRAS können Sie als öffentliche Vergabestelle oder Sektorenauftraggeber Ihre Vergabeverfahren vollständig elektronisch und vergabekonform abwickeln. Dabei wird die gesamte Prozesskette von der Vorbereitung, Erstellung und Bekanntmachung eines Vergabeverfahrens, die Angebotserstellung durch die Bieter, die Angebotsauswertung bis hin zur Zuschlagsentscheidung elektronisch und medienbruchfrei abgebildet.

Öffentliche Ausschreibung und Vergabeverfahren

Elektronische Vergabe (kurz E-Vergabe) bezeichnet die elektronische Durchführung von Verfahren zur Vergabe öffentlicher Aufträge. Kennzeichnend ist die Nutzung von elektronischen Informations- und Kommunikationsmitteln, zum Zwecke der Beschaffung von Liefer-, Bau- und Dienstleistungen, speziell für die Institutionen des Öffentlichen Sektors nach Maßgabe des Vergaberechts.

ASTRAS bietet für die gesetzeskonforme Öffentliche Ausschreibung alle Möglichkeiten: 

1. Erstellen der Ausschreibungsunterlagen direkt im System
2. Automatische Bekanntmachung der Ausschreibung als zertifizierter e-Ted-Sender auf der europäischen Vergabeplattform TED
3. Der Teilnahmewettbewerb erfolgt direkt in ASTRAS
4. Die Kommunikation zwischen dem Bieter und dem Auftraggeber wird digital protokolliert
5. Digitale Angebotsabgabe, -prüfung und Auftragsvergabe
6. Systemgestützte Bekanntmachung der Auftragsvergabe und automatische Absage der nicht berücksichtigen Bieter
7. Bequeme Verwaltung aller Kommunikations-,Ausschreibungs- und Angebotsunterlagen in einer Projektakte

Module im Lieferantenmanagement

EU-weite Teilnahme an Ausschreibungen

Ausschreibungen, die von öffentlichen Stellen der europäischen Länder veröffentlicht werden, müssen ab einem größeren Umfang, der gesetzlich festgelegt ist, in der gesamten EU bekannt gemacht werden. Im Oberschwellenbereich bietet ASTRAS als eines von wenigen zertifizierten eTed-Sender die Möglichkeit der Veröffentlichung Ihrer Ausschreibung auf der europäischen Vergabeplattform TED (http://simap.ted.europa.eu/de).

Der ASTRAS-Teilnahmewettbewerb in einem zweistufigen Vergabeverfahren dient der Vorauswahl möglicher Bieter. Die Vergabestelle wählt unter Beachtung der allgemeinen Vergabegrundsätze aus diesen Bewerbern geeignete aus, die dann zur Angabe eines Angebotes aufgefordert werden.

ASTRAS-Submissionen (Zeitschloss, 4-Augen-Prinzip)

Ausschreibungen können im ASTRAS-System versiegelt werden. Versiegelte Angebote sind während der Ausschreibungsphase für den Auftraggeber nicht sichtbar und werden erst nach der Eingabe des Benutzernamens und Passwortes von mindestens zwei Vertretern entsiegelt. Durch die Kombination mit einem Zeitschloss erhöht sich der Manipulationsschutz dadurch, dass eine Entsiegelung nicht vor einem definierten Datum erfolgen kann. Natürlich werden alle Änderungen und Freigaben im Submissionsprozess in der Vergabeakte registriert und gespeichert.

Damit bietet ASTRAS-Submissionen alle Möglichkeiten einer vergabekonformen Submission und Angebotsöffnung.

Pflicht zur elektronischen Kommunikation

Konnte die Vergabestelle bisher entscheiden, ob und inwieweit sie die elektronische Kommunikation in ihren Vergabeverfahren zulassen will, wird die E-Vergabe über den § 97 Abs. 5 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkung verpflichtend eingeführt: „Für das Senden, Empfangen und Weiterleiten von Daten in einem Vergabeverfahren verwenden Auftraggeber und Unternehmen grundsätzlich elektronische Mittel nach Maßgabe der aufgrund des § 113 erlassenen Verordnungen.

ASTRAS bietet dazu eine medienbruchfreie und sichere Bieterkommunikation. Alle versendeten und beantwortet Nachrichten werden nachprüfbar in der Vergabe dokumentiert.

Die Angebotsabgabe erfolgt im ASTRAS elektronisch.

Im ASTRAS werden die Angebote elektronisch abgeben. Der Lieferant gibt seine Angebotspreise direkt oder per Excelupload verbindlich im System ab. Der Vorteil für den Einkäufer: Das lästige nachpflegen der Daten entfällt und alle Informationen sind auf Knopfdruck abrufbar.

Nach der Preisabgabe durch den Lieferanten erfolgt die Auswertung in einem umfassenden Angebotsspiegel im ASTRAS. Diese stehen Ihnen zu jedem Zeitpunkt online oder zum Download in Office Programme zur Verfügung.

  • Angebotsspiegel stehen auf Knopfdruck online oder in Excel zur Verfügung
  • Angebotsspiegel werden aggregiert und konsolidiert dargestellt
  • Im Angebotsspiegel sind Bewertungen der Angebote und die Erfassung weiterer interner Kosten speicherbar
  • Automatisierte Berechnung unterschiedlicher Vergabeszenarien (Bspw. Paketvergabe oder Cherry Picking)

 

Ihr Nutzen:

  • VOB/ VOL Vergaberechtskonformität
  • Transparenz des Beschaffungsprozesses
  • Manipulationsschutz
  • Sichere Verschlüsselung
  • Erhöhung der Prozessqualität
  • Alle Vorgänge werden revisionssicher in der Vergabeakte gespeichert

Die Bausteine im Überblick:

  • Projektakte
  • eTed-Sender
  • 4-Augen-Prinzip
  • Zeitschloss
  • Teilnahmewettbewerb
  • Elektronische Bieterkommunikation
  • Elektronische Angebotsabgabe
  • Automatischer Angebotsspiegel

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