Mit ASTRAS Supplier Management können Sie durch gezielte Informationen die leistungsfähigsten Lieferanten gewinnen, für die jeweilige Beschaffungsaufgabe auswählen und weiterentwickeln.

Lieferantenaudit – Strategisches Lieferantenmanagement

 

Der gesamte Beschaffungsprozess, von der Lieferantenqualifizierung bis hin zur Lieferantenentwicklung wird im System unterstützt. Ein gutes Stammdaten-management sorgt im Zusammenspiel mit den Modulen Lieferantenbewertung, Lieferantenklassifizierung und Lieferantenentwicklung dafür, dass die Erhaltung und Verbesserung der Lieferantenperformance erreicht wird.

“ASTRAS ist die flexibelste Lösung im Bereich Lieferantenmanagement und Sourcing. Wir haben nach einer Software gesucht, die intuitiv ist und eine gute Usability hat. Da war ASTRAS ausschlaggebend. Durch das ASTRAS-System, das wir jetzt in allen Abteilungen eingeführt haben, haben wir eine Reduzierung von 85 Prozent Arbeitsaufwand erreicht.“Houssaine Machmour, Einkauf und Materialwirtschaft, Stadtwerke Solingen

Module im Lieferantenmanagement

  • Die Neuregistrierung eines Lieferanten erfolgt selbständig, z.B. über Ihre Unternehmenswebseite oder nach Aufforderung durch Ihren Einkauf.
  • Der Lieferant füllt den Selbstauskunftsbogen aus und wählt seine Materialgruppe(n).
  • Auf Basis der gewonnenen Informationen wird intern entschieden, ob und mit welchem Status der Lieferant im Portal zugelassen wird.

Neben einer manuellen Klassifizierung der Lieferanten kann sich die Klassifizierung auch aus den Ergebnissen der Lieferantenbewertung, einem Lieferantenstatus aus ERP-Systemen oder einer Risikobewertung, die das Insolvenz-, das Supply Chain- und das Compliance-Risiko umfasst, ergeben.

Diese Klassifikation ermöglicht es, für einen Lieferanten sowohl auf Organisationsebene als auch auf Materialgruppenebene einen Klassifikationsstatus, z.B. „bevorzugter Lieferant“ oder „Business Hold“ zu führen. Dieser Status hat eine direkte Auswirkung auf Lieferantenentwicklungsprozesse, Bieterlisten und die Bewertung der Angebote von Lieferanten in den jeweiligen Vergabeentscheidungen.

Somit schließt sich der Kreis zwischen dem strategischen Lieferantenmanagement und den eher taktischen Sourcingprozessen.

Zu einem funktionierenden Qualitätsmanagement gehört die zweckmäßige Überprüfung von qualifizierten Lieferanten. Mit dem ASTRAS-Modul Lieferantendokumentenmanagement haben Einkäufer und Lieferanten jederzeit den vollen Überblick über alle wichtigen Zertifikate, Verträge, Berichte und deren Aktualität.

  • Direkte Prozesskosteneinsparung durch Entfall der periodischen Abfragen der Dokumentendaten
  • Weltweiter Zugriff auf alle aktuellen Dokumente. Die redundante lokale Datenpflege (an unterschiedlichen Standorten) entfällt
  • Im Angebotsspiegel ist ersichtlich, ob der Lieferant ungültige Zertifikate hinterlegt hat. Die schnelle Verfügbarkeit aller aktuellen Zertifikate vereinfacht und beschleunigt die Entscheidung der Auftragsvergabe.
  • Jeder Lieferant muss die von Ihnen vorgesehenen und benötigten Dokumente erbringen. Das System fragt abhängig von individuell definierten Parametern (z.B. abhängig von Warengruppe und Status) die benötigten Daten der Lieferanten ab.

Eine moderne Bewertungslösung basiert auf Bewertungsschemata, die Hard Facts, Qualitäts- oder Logistikkennzahlen, Soft Facts, Formeln und Gewichtungen enthalten.

Es können dabei beliebig viele Schemata für die verschiedenen Warengruppen und Organisationen des Unternehmens zur Anwendung gebracht werden. Soft Facts können direkt im System durch die Bewerter gepflegt werden, Hard Facts werden in der Regel automatisiert aus Vorsystemen übernommen. Die Bewertungen können entweder automatisiert periodisch angestoßen oder anlassbezogen ausgelöst werden.

Die daraus resultierende Gesamtbewertung kann im Lieferantenportal für die Lieferanten sichtbar gemacht werden. Wenn ein Bewertungsergebnis eine Lieferantenentwicklungsmaßnahme erforderlich macht, wird diese im System basierend auf Templates angelegt und im Rahmen von Workflows mit Aufgaben verfolgt.

Lieferantenentwicklung bedeutet eine Entwicklung mit dem Ziel, die Leistungsfähigkeit des Lieferanten zu steigern. ASTRAS bietet dafür eine Vielzahl von Möglichkeiten.

Best Practice:

Auf Basis der Klassifizierung und der Bewertungsergebnisse entwickeln Sie gemeinsam mit Ihren Lieferanten Entwicklungsziele. Diese Zielkennzahlen werden in der ASTRAS-Lieferantenakte hinterlegt. Anschließend definieren Sie Meilensteine zur Qualitätssteigerung, welche Sie z.B. im Modul Collaboration durch workflowgesteuerte Qualitätsprozesse (APQP, 8-D-Report, EMPB, Lieferantenfragebögen etc.) abbilden und nachverfolgen können.

Hier geht´s zum Collaboration Modul

ASTRAS-Strategien ermöglichen das Management von Warengruppen und Warengruppen-Clustern mit Bezug zum strategischen Lieferantenmanagement und der Sourcing-Strategie.

Warengruppenstrategien

  • Auf Warengruppen-Ebene oder für individuelle Warengruppen-Cluster
  • Festschreibung der strategischen Stoßrichtung und Abbildung von Aspekten
  • Zentrale Verwaltung von Dokumenten, Aufgaben und Maßnahmen zur Strategie
  • Rollen- und Benutzerverwaltung innerhalb der Strategie
  • Optional detaillierte Dokumentation der Strategie

Lieferantenstrategien

  • Zweistufige Qualifizierungsprozesse bei neuen Lieferantenregistrierungen über warengruppenspezifische Lieferantenfragebögen
  • Steuerung von Informationen, Benachrichtigung von Gruppen, Rollen und/oder Benutzern bei Registrierungen neuer Lieferanten sowie bei der Datenaktualisierung durch bestehende Lieferanten

Sourcing-Strategien

  • Budgetgrenzen für RFQs und Auctions: Information an Hierarchien, Einbindung von Hierarchien zur Freigabe der Events und der Vergabedokumentation
  • Anzeige der strategischen Stoßrichtung beim Anlegen von RFQs für alle Initiatoren von Events
  • Automatisierte Bieterlisten (vorgegebene, vorgeschlagene, freigegebene und gesperrte Lieferanten), die revisionssicher dokumentiert, erweitert oder reduziert werden können

Ihr Nutzen:

  • Unternehmensweites Lieferanteninformationssystem
  • Auswertungen und Monitoring aller Lieferantenaktivitäten und KPIs
  • Stets aktuelle Lieferanteninformationen
  • Strukturierte Lieferantenkommunikation
  • Erhöhung der Prozessqualität
  • Globales SRM-Collaboration-Tool
  • Abgesicherte, fundierte Lieferantenentscheidungen

Die Lieferantenmanagement-Software im Überblick:

  • Aufgabenmanagement
  • Dokumentenmanagement
  • Lieferantenbewertung
  • Lieferantenentwicklung (Maßnahmen)
  • Lieferantenqualifizierung
  • Materialgruppenmanagement / Strategien
  • Geheimhaltungsvereinbarungsmanagement
  • Organisationsspezifische Daten
  • Reklamationsmanagement
  • Spend Management
  • Statusmanagement
  • Vertragsmanagement
  • KPI-Reporting

Weitere ASTRAS Module:

92,4 % der Unternehmen halten ein SRM-Tool für dringend notwendig(Quelle: Studie Elektronische Beschaffung, BME, BMÖ, Universität Würzburg, HTWK Leipzig 2019)
Supplier Management Statement Meik Richter
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Meik Richter
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