Ausschreibungen

Öffentliche Ausschreibung und Vergabeverfahren mit ASTRAS

evergabe_logo Mit ASTRAS können Sie als öffentliche Vergabestelle oder Sektorenauftraggeber Ihre Vergabeverfahren vollständig elektronisch und vergabekonform abwickeln. Dabei wird die gesamte Prozesskette von der Vorbereitung, Erstellung und Bekanntmachung eines Vergabeverfahrens, die Angebotserstellung durch die Bieter, die Angebotsauswertung bis hin zur Zuschlagsentscheidung elektronisch und medienbruchfrei abgebildet.

EU-weite Teilnahme an Ausschreibungen

Ausschreibungen, die von öffentlichen Stellen der europäischen Länder veröffentlicht werden, müssen ab einem größeren Umfang, der gesetzlich festgelegt ist, in der gesamten EU bekannt gemacht werden. Im Oberschwellenbereich bietet ASTRAS als eines von wenigen zertifizierten eTed-Sender die Möglichkeit der Veröffentlichung Ihrer Ausschreibung auf der europäischen Vergabeplattform TED (http://simap.ted.europa.eu/de).

ted

Der ASTRAS-Teilnahmewettbewerb in einem zweistufigen Vergabeverfahren dient der Vorauswahl möglicher Bieter. Die Vergabestelle wählt unter Beachtung der allgemeinen Vergabegrundsätze aus diesen Bewerbern geeignete aus, die dann zur Angabe eines Angebotes aufgefordert werden.

teilnahmewettbewerb

Unter dem Mantelbogenverfahren verstehen wir die elektronische Angebotsabgabe in Verbindung mit der Abgabe eines handschriftlich signierten Formulars. Der Vorteil dieses elektronischen Verfahrens liegt darin, dass Kartenleser und Signaturkarten nicht benötigt werden.

Die Angebotsunterlagen werden, wie auch im vollelektronischen Verfahren, digital an die Vergabestelle übermittelt. Vor dem Versenden wird von ASTRAS eine Prüfsumme, eine Art Kennziffer der Angebotsunterlagen, berechnet. Diese Prüfsumme wird in einem gesonderten Formular, dem Mantelbogen, festgehalten. Nach der elektronischen Angebotsabgabe exportiert der Lieferant den Mantelbogen, druckt diesen aus, unterschreibt den Mantelbogen und schickt diesen per Post an den Einkauf. Der Einkäufer gibt die im unterschriebenen Mantelbogen enthaltene Prüfziffer im System ein und prüft somit, ob die vom Bieter unterschriebene Prüfsumme mit der – nach dem gleichen mathematischen Verfahren erneut berechneten – Prüfsumme des entschlüsselten digitalen Angebotes übereinstimmt. Bei Übereinstimmung wird das Angebot als verifiziert gekennzeichnet. Somit ist die korrekte Zuordnung eines elektronischen Angebotes zu einem bestimmten Bieter sichergestellt.

ASTRAS-Submissionen (Zeitschloss, 4-Augen-Prinzip)

Ausschreibungen können im ASTRAS-System versiegelt werden. Versiegelte Angebote sind während der Ausschreibungsphase für den Auftraggeber nicht sichtbar und werden erst nach der Eingabe des Benutzernamens und Passwortes von mindestens zwei Vertretern entsiegelt. Durch die Kombination mit einem Zeitschloss erhöht sich der Manipulationsschutz dadurch, dass eine Entsiegelung nicht vor einem definierten Datum erfolgen kann. Natürlich werden alle Änderungen und Freigaben im Submissionsprozess in der Vergabeakte registriert und gespeichert.

Damit bietet ASTRAS-Submissionen alle Möglichkeiten einer vergabekonformen Submission und Angebotsöffnung.

submission

Pflicht zur elektronischen Kommunikation

Konnte die Vergabestelle bisher entscheiden, ob und inwieweit sie die elektronische Kommunikation in ihren Vergabeverfahren zulassen will, wird die E-Vergabe über den § 97 Abs. 5 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkung verpflichtend eingeführt: „Für das Senden, Empfangen und Weiterleiten von Daten in einem Vergabeverfahren verwenden Auftraggeber und Unternehmen grundsätzlich elektronische Mittel nach Maßgabe der aufgrund des § 113 erlassenen Verordnungen.

ASTRAS bietet dazu eine medienbruchfreie und sichere Bieterkommunikation. Alle versendeten und beantwortet Nachrichten werden nachprüfbar in der Vergabe dokumentiert.

Die Angebotsabgabe erfolgt im ASTRAS elektronisch.

Im ASTRAS werden die Angebote elektronisch abgeben. Der Lieferant gibt seine Angebotspreise direkt oder per Excelupload verbindlich im System ab. Der Vorteil für den Einkäufer: Das lästige nachpflegen der Daten entfällt und alle Informationen sind auf Knopfdruck abrufbar.

Nach der Preisabgabe durch den Lieferanten erfolgt die Auswertung in einem umfassenden Angebotsspiegel im ASTRAS. Diese stehen Ihnen zu jedem Zeitpunkt online oder zum Download in Office Programme zur Verfügung.

  • Angebotsspiegel stehen auf Knopfdruck online oder in Excel zur Verfügung
  • Angebotsspiegel werden aggregiert und konsolidiert dargestellt
  • Im Angebotsspiegel sind Bewertungen der Angebote und die Erfassung weiterer interner Kosten speicherbar
  • Automatisierte Berechnung unterschiedlicher Vergabeszenarien (Bspw. Paketvergabe oder Cherry Picking)

Vergabespiegel

Sie möchten mehr über ASTRAS erfahren?

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Die Bausteine im Überblick:

  • Vergabeakte
  • eTed-Sender
  • Mantelbogenverfahren
  • 4-Augen-Prinzip
  • Zeitschloss
  • Teilnahmewettbewerb
  • Elektronische Bieterkommunikation
  • Elektronische Angebotsabgabe
  • Automatischer Angebotsspiegel

Ihr Nutzen:

  • VOB/ VOL Vergaberechtskonformität
  • Transparenz des Beschaffungsprozesses
  • Manipulationsschutz
  • Sichere Verschlüsselung
  • Erhöhung der Prozessqualität
  • Mit dem Mantelbogenverfahren können auch Lieferanten angefragt werden, die über keine Signaturkarten und Zertifikate für die elektronische Signatur verfügen
  • Alle Vorgänge werden revisionssicher in der Vergabeakte gespeichert

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