Strategisches Sourcing

Unser Modul Sourcing ersetzt den Versand per Post, Fax und E-Mail. Sie hinterlegen Ihre relevanten Spezifikationen in Ihrer Einkaufssoftware. Der von Ihnen bestimmte Lieferantenkreis aus dem Supplier Management erhält Zugang zu dieser Anfrage, kann diese dort einsehen, kalkulieren und mit einem Angebot beantworten. Die Angebote aller Lieferanten werden in übersichtlichen Angebotsspiegeln dargestellt und verglichen. Sie kontrollieren den gesamten Ausschreibungsprozess über alle Runden hinweg und können die Auswertungen Ihrer Anfragen sowie die Ergebnisse Ihrer Vergabe elektronisch weiterverarbeiten.

Die notwendigen Informationen für fundierte Vergabe-entscheidungen liegen im Sourcing-Modul als Entscheidungsbasis vor. Im optimalen Fall verzahnt sich unser System dabei mit Ihren ERP-Systemen, um einen durchgängigen Belegfluss vom Bedarf bis hin zur Bestellung zu ermöglichen.

Business People Shaking Hands, Success Business Of Logistics Industrial Container Cargo Freight Ship For Concept Of Fast Or Instant Shipping, Online Goods Orders Worldwide
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Fundierte Vergabeentscheidungen

Auf Basis aller Informationen wie z. B. Angebotsdetails, TCO, Ratings, aktueller Spend des Lieferanten, Materialgruppenstrategie.

Dokumentation

Aktivitätslevel der Einkaufsorganisation, Verhandlungsvorbereitung (Design), Vergabeverhalten, Qualität der Anfrageunterlagen.

Compliance in der Vergabe

Vergabeprozesse und Entscheidungsparameter sind dokumentiert, um die Compliance in der Vergabe sicherzustellen.

Durchgängiger Belegfluss

Von der Bedarfsmeldung bis zur Bestellung.

Performancemessung

Systematische Messung im Einkauf.

Tracking

Statusverfolgung und Meilenstein-Management.

Sourcing-Bausteine im Überblick

Das Sourcing Modul von QAD Allocation gilt als die international beste Lösung für elektronische Anfrageprozesse. Im optimalen Fall verzahnt sich unsere Lösung mit Ihren ERP-Systemen, um einen durchgängigen Belegfluss vom Bedarf bis zur Bestellung zu ermöglichen. Im Folgenden finden Sie die Sourcing-Bausteine im Überblick:

  • Bedarfe

    Mit dem Modul Bedarfsmanagement können bestehende Bedarfe aus einem ERP-System in der QAD Allocation Lösung übernommen oder direkt im System angelegt werden.

    Die aus Vorsystemen übertragenen oder manuell angelegten Bedarfspositionen beinhalten bereits viele Informationen, die während des Sourcingprozesses für den Lieferanten und/oder den Einkauf notwendig sind. So können beispielsweise Artikelinformationen, Volumen, Zeichnungen, Kontierungen, historische Preise, Materialgruppen-, Regionen- und/oder Organisationszuordnungen mit den Artikeldaten übertragen werden, um so das Anlegen einer Anfrage mit den bereits bekannten Daten des zu beschaffenden Bedarfs zu beschleunigen und von Defaulteinstellungen zu profitieren.

    Die Bedarfe werden den materialgruppenverantwortlichen Einkäufern zugewiesen. Das Modul Bedarfsmanagement ist somit der Arbeitsvorrat für die Einkäufer, die diese Bedarfspositionen entweder einzeln ausschreiben oder mehrere gleichartige Umfänge in einer Anfrage paketieren können.

  • Templates (RFI / RFQ)

    Erstellen Sie Ihre individuellen Anfragetemplates ganz einfach per Excel-Upload, oder wählen Sie das passende Template aus einer materialgruppengesteuerten Templatebibliothek aus.

    Ob Leistungsverzeichnis, GAEB-Datei, RFI, Submissionen, Mantelbogenverfahren oder einen komplexen Cost-Break-Down: Unser System unterstützt alle Ausschreibungsformen. Dank der hohen Flexibilität in der Erstellung der Anfragetemplates eignet sich unser Sourcing-Modul sowohl für den direkten als auch für den strategisch indirekten Einkauf. Überzeugen Sie sich bei einer Demo von den unbegrenzten Möglichkeiten!

    • Template = vordefinierte Ausschreibungsvorlage
      Ein Template definiert die Struktur von:
    1. Spezifikation (vom Einkauf zu befüllen)
    2. Preisblatt (vom Lieferanten zu befüllen)
    3. Angebotsspiegel (vom Einkauf vorgegeben)
    4. Entscheidungsformeln (z.B. TCO/TVO)
    5. Bewertungskriterien (z.B. Leistungspunkte)
    • Unser System bietet eine breite Auswahl von generischen Best Practice-Templates
    • Firmenindividuelle Templates können selbst gestaltet und in der Templatebibliothek verwaltet werden
    • Abhängig von Ihrer individuellen Ausnutzung der Templates entsteht der für Ihr Unternehmen typische Template-Mix
    • Die Templatebibliothek ermöglicht eine hundertprozentige Abdeckung aller Anfragestandards Ihres Unternehmens
  • Bieterlisten

    Dank der Bieterlisten vergessen Sie nie wieder, Ihre wichtigsten Lieferanten zu einer Ausschreibung einzuladen!

    Unser System generiert auf Basis der Daten aus der Lieferantenakte eine automatische Bieterliste für jedes Ausschreibungsevent. Lieferanten werden anschließend gezielt und vollautomatisch zu der Ausschreibung eingeladen. Natürlich steht Ihnen die Möglichkeit offen, weitere Lieferanten zu der Ausschreibung einzuladen oder auch zu sperren.

  • Angebotsabgabe

    Die Angebotsabgabe erfolgt auch heute noch in vielen Unternehmen (ohne eine entsprechende Ausschreibungssoftware) per Fax, Brief, E-Mail und Telefon.

    Je komplexer die Ausschreibung ist, desto aufwendiger kann die Nachbereitung hin zu einem Angebotsspiegel für den Einkäufer sein. Häufig werden die Angebotspreise in ein zusätzliches Angebotstemplate (Excel) händisch übertragen. Dieser Prozessschritt ist aufwendig, zeitraubend und letztendlich teuer.

    In unserer Lösung werden die Angebote elektronisch abgeben. Der Lieferant gibt seine Angebotspreise direkt oder per Excel-Upload verbindlich im System ab. Der Vorteil für den Einkäufer: Das lästige Nachpflegen der Daten entfällt und alle Informationen sind auf Knopfdruck abrufbar.

  • Angebotsspiegel

    Nach der Preisabgabe durch den Lieferanten erfolgt die Auswertung in unserem System in einem umfassenden Angebotsspiegel. Dieser steht Ihnen zu jedem Zeitpunkt online oder zum Download in Excel zur Verfügung.

    • Angebotsspiegel stehen auf Knopfdruck online oder in Excel zur Verfügung
    • Angebotsspiegel werden aggregiert und konsolidiert dargestellt
    • Im Angebotsspiegel sind Bewertungen der Angebote und die Erfassung weiterer interner Kosten speicherbar
    • Automatisierte Berechnung unterschiedlicher Vergabeszenarien (Beispielsweise Paketvergabe oder Cherry Picking)

  • Verhandlung

    Unsere Lösung begleitet Ihre Verhandlungen bei Bedarf über mehrere Runden bis hin zur Endverhandlung. Auktionen ergänzen hierbei nahtlos Ihre traditionellen Verhandlungsmethoden.

  • Vergabe

    Im Vergabevorschlag finden Sie alle Angebotsdetails. In der Vergabedokumentation stehen Ihnen die verhandelten Konditionen für die Anlage von Bestellungen, Rahmenverträgen oder anderen Belegen in Folgesystemen bereit.

    • Vergabevorlagen stehen online und als PDF-Dokumente zur Verfügung
    • Die Vergabeempfehlung des Einkäufers wird dort zusammengefasst und Alternativen werden dokumentiert
    • Das Vergabeblatt wird unterschrieben im System abgelegt und kann an ERP-Systeme zur Ablage übertragen werden
    • Alternativ wird ein digitaler Genehmigungsworkflow zur Verfügung stehen
    • Somit ist der komplette Entscheidungsprozess nachvollziehbar dokumentiert
Einsparungen von bis zu 10%(Quelle: Studie Elektronische Beschaffung, BME, Universität Würzburg, HTWK Leipzig 2015)
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